Полезная информация

Медицинский конгресс в формате онлайн: как мы это сделали

Как гласит народная мудрость, главное – начать. Две недели назад завершилось наше первое онлайн-мероприятие на базе DEEP Platform, и мы готовы рассказать, как это было.

Во-первых, волнительно. Масштабы события говорили за себя – международный медицинский конгресс «XI Съезд онкологов и радиологов стран СНГ и Евразии». Несмотря на то, что накануне мы совместно с Агентством поддержки медицинских инициатив провели несколько успешных репетиций и всё тщательно протестировали, небольшой страх перед вступлением в новую эпоху мероприятий давал о себе знать. Как оказалось, зря переживали: онлайн-формат не только повторил продуктивность реального форума, но и расширил его границы: доступ к уникальной программе получили специалисты со всего земного шара. Так, число участников почти достигло планки в 10 000 человек, 30% из которых – иностранные гости. 26 стран в рамках одного события – внушительный размах!

Задачи, которые ставят перед собой организаторы онлайн-мероприятия мало чем отличаются от привычных задач офлайн-ивентора. Нужно создать комфортные условия для восприятия деловой части, наладить каналы коммуникации между разными типами участников, продумать интерактивно-развлекательные моменты, интегрировать в событие партнёров и спонсоров – все эти элементы остаются актуальными и для виртуального формата, меняются лишь способы их реализации.

image
Трансляция в свёрнутом режиме

Так, главным инструментом деловой коммуникации онлайн-мероприятия стали бесперебойно организованные трансляции. За три дня конгресса участникам предстояло прослушать 500 докладов, и, разумеется, для «поставки» такого объёма информации, нам потребовались параллельные сессии: трансляции одновременно шли в девяти виртуальных залах. Если вернуться к статистике, то есть одна цифра, которой мы очень гордимся – 1,5 тыс. вопросов задали участники спикерам за время трансляций. Это не может не радовать, поскольку говорит о том, что участники онлайн-мероприятия – действительно активная аудитория.
image
Главная страница онлайн-события. Мегачат расположен в правой части экрана

Центральным источником информации и общения в платформе был Мегачат: именно там в режиме реального времени появлялись оповещения, вдохновляющие цитаты, анонсы, рекламные баннеры, интерактивы, визитки и даже так называемый «health-контент» – оздоровительные иллюстрированные материалы, предоставленные АПМИ.

Что насчёт человеческого общения между участниками? Как же без этого! Поговорить с коллегами можно было в персональных и групповых чатах в разделе с уютным названием Беседка. Говоря простым языком, это список всех участников события с цветовым индексом присутствия в системе (online/offline). Отыскать будущего собеседника среди 10 000 пользователей участники могли по фамильному поиску или по городу проживания.

Продолжая наш разговор, хочется вспомнить об одном из заметных преимуществ онлайна – это неограниченный доступ к полезным материалам, учебным курсам, профессиональной периодике. За время мероприятия участники скачали 1800 файлов из раздела Материалы.

image
Виртуальные стенды фармкомпаний
«Какая выставка? Это же всего лишь онлайн!» – возмущаются многие организаторы, привыкшие вкладывать огромные ресурсы в оформление экспо-зон. Что подразумевает под собой выставочный стенд в рамках онлайн-события? Выставка – раздел, в котором представлены цифровые стенды партнёров и спонсоров. Участники медицинского конгресса попадали в экспо-зону с информационными карточками фармкомпаний и посещали те, которые им были интересны. Пользователи могли пообщаться с представителями брендов в чате. Кстати, в мае мы планируем встроить и формат видеовстреч с представителями.

Как говорит народная мудрость, главное – начать, и нас это начало вдохновило, а ещё убедило в том, что за экономичными и экологичными онлайн-мероприятиями – большое и светлое будущее. 

До скорых встреч!