Какие мероприятия можно провести онлайн?

Онлайн вошел в нашу жизнь неожиданно и быстро. Цунами внешних условий буквально смыло традиционный офлайн-формат, а представителям ивент-отрасли пришлось учиться «держаться на плаву». С одной стороны, он стал спасением для ивенторов, а с другой, потребовал изучения доступного инструментария и перестройки сознания организаторов.

Сейчас онлайн — привычный формат для участников рынка, они научились отличать онлайн-трансляцию Zoom от мероприятия, проведенного на онлайн-платформе; сформировали ТОП-10 крупнейших платформ; выделили критерии технических преимуществ, по которым ведется оценка качества события.

Но до сих пор многие аспекты остаются непроработанными. Не хватает теоретических знаний, зафиксированных в методологии проведения онлайн-мероприятий. Поэтому в нашем блоге будем обсуждать важные теоретические вопросы, решение которых базируется на практике ведения special events.

Онлайн подходит для всех мероприятий?

Да, практически для всех. В онлайн-режиме можно провести:

• корпоратив;
• профильный праздник;
• конгресс, форум, съезд;
• совещания различного уровня конфиденциальности;
• презентация продуктов партнерам и поставщикам;
• онлайн-конкурс, церемония награждения;
• бизнес-игру, отработку профессиональных навыков.

Это далеко не полный спектр событий, которые можно провести онлайн.

Платформа для проведения онлайн-мероприятий

— это гибкая программная среда, функционирующая в сети. В ней разворачиваются сценарии различной направленности.

Качество онлайн-события во многом зависит от качества онлайн-платформы. DEEP Platform является одним из лидеров рынка благодаря широкому инструментарию, комфорту использования и надежной системе безопасности.

Моделирование структуры платформы для каждого мероприятия похоже на сборку сайта в Тильде или — еще аналогия — конструктор Лего. Более 30 различных блоков в линейке соединяются между собой и превращаются в модули. Заказчик сам решает, как будет выглядеть платформа для его special event. Простая и удобная схема сборки ускоряет проведение любых изменений даже в ходе онлайн-мероприятия. Легко загружать материалы, менять расписание и добавлять информацию о спикерах.

Система защищена от внешних вторжений, поэтому самое закрытое мероприятие будет безопасным. Событие ведет группа технической поддержки, а в чатах ситуацию контролирует администратор.

Правила перевода в онлайн

Каждый ивентор сам создает рекомендации и правила проведения онлайн-мероприятий, основанные на его опыте. Мы перечислим те советы, которые выработали после организации 200+ онлайн-событий.

Выделите главную цель special event

Определитесь, чего хотите от мероприятия? Желательно с детализацией ожидаемых результатов: заключение контрактов на nn-ую сумму, вовлеченность 90% гостей или положительные отзывы СМИ.

Продумайте сценарий

Вы считали, что сценарий только в офлайне, а здесь — как пойдет? Жестоко разочаруем. Онлайн требует большей конкретизации, часто поминутного тайминга и его строгого контроля.

Не экономьте на специалистах

Если планируете гибридное мероприятие (например, новогоднее кулинарное шоу), приглашайте ивенторов, специализирующихся на гибридных событиях. Помните про число камер: чем их больше, тем больше планов покажет оператор, а значит, визуальный ряд будет эффектнее. Студия, чей внешний облик и функционал соответствует задумке события, — обязательное условие.

Добавляйте геймификацию

Онлайн должен «цеплять» сразу и не отпускать до конца события. Этому способствует внедрение интерактива и геймификации. Игровые элементы в онлайн: квизы, викторины, конкурсы, опросы, голосования, квесты. Их очень много, но, используя их в ходе события, помните, что они должны согласовываться с общим сценарным планом. Избегайте нелогичных «кусков».

Контролируйте процесс

Выделите группу технической поддержки ивента. Чаще всего, это сотрудники компании-исполнителя, предоставляющей онлайн-платформу. Это поможет избежать негативных ситуаций в течение события и поможет пользователям, не ориентирующимся на платформе.

Собирайте статистику

Получив данные о количестве регистраций, о количестве просмотров с привязкой по времени и трансляциям, уровне активности гостей в чатах и интерактивах, вы с легкостью сможете оценить общую эффективность мероприятия. Для этого полезно составить критерии KPI.

Таким образом, можно сказать, что в формат онлайна переводится событие различной направленности. Но качество его реализации зависит от вашего выбора подрядчиков, сценария и режиссуры, а также уровня технической подготовки мероприятия.

С заботой о вас, DEEP Platform.