Бриф для подготовки event-мероприятия. Как правильно написать?
Что может быть проще и, одновременно, сложнее, чем бриф? В узком смысле — это запрос условий на мероприятие, включающий в себя контактные данные заказчика, дату события, пожелания и требования к исполнителю. В широком — главный инструмент коммуникации между клиентом и ивент-менеджером.
Чем подробнее бриф, тем проще понять друг друга заинтересованным сторонам. Но реальная практика не столь радужна: встречаются запросы, состоящие только из номера телефона и длинные многостраничные «свитки» с не очень значимой информацией. Оба варианта провальны, потому что не приводят менеджера к пониманию специфики проекта. А значит, на самом первом этапе снижают эффективность совместной деятельности.
Каким должен быть хороший бриф?
Прежде всего, полезно информативным. Что нужно указать в первую очередь:
название компании-заказчика;
дату события;
протяженность ивента;
примерный бюджет;
представление о мероприятии (первичное видение клиента);
сроки сдачи проекта;
контакты для связи.
Зачастую, клиенты не совсем понимают, чего хотят. Это ухудшает коммуникацию, так как исполнитель вынужден тратить время на "считывание" неозвученных желаний визави.
Предложите сами чего-нибудь, мы не разбираемся в деталях.
На этом этапе стоит вспомнить, что заказчик и исполнитель могут не прийти к соглашению, разойдясь в бюджетных ожиданиях, технических возможностях и других моментах. Участники ивент-рынка "варятся" в кипучем информационном котле: заказчики запрашивают условия у 50 компаний одновременно, а исполнители отвечают на аналогичное число запросов. Поэтому экономию времени друг друга можно отнести к банальной вежливости. Бриф должен быть информативен, понятен и лаконичен.
Неочевидные составляющие брифа
А теперь перейдем к тем "болевым точкам", которые в брифе обходят стороной, предпочитая открывать эти "тайны" на этапе реализации проекта. Между тем, данные пункты важны для обеих сторон, они помогают созданию успешного мероприятия.
Цели грядущего мероприятия
Расскажите, чего хотите достичь в ходе ивента. От этого зависит KPI проекта. Хотите привлечь заинтересованную аудиторию, ознакомить с продуктом, обучить дилеров, найти новых клиентов, тестировать знания персонала или устроить корпоративное развлечение? Если событие многоцелевое, перечисляйте все варианты.
Аудитория и ее особенности
Сколько человек планируется пригласить? Опишите краткий портрет целевой аудитории или ее ядра: примерный возраст, преобладающий пол, географию размещения (даже для онлайн-мероприятий). Какое эти люди имеют к вам отношение? Какова цель их посещения? Разумеется, мы говорим о потребностях аудитории, то, чем их может зацепить идея события.
Предыдущий опыт мероприятий
Нет ничего более ценного, чем наработанный опыт. Не стесняйтесь делиться деталями прошедших ивентов аналогичной тематики: что сработало и наоборот, какие удачные инсайты применили, где стоит "подстелить соломки"?
Условия и ограничения
Совместная работа похожа на сложно сплетенную цепь. Поэтому выкладывайте всю подноготную, это поможет понять будущие реалии проекта. Кто нанят из подрядчиков, с кем придется сотрудничать (например, с видеоинженерами, режиссером-постановщиком), какие локации используются, будут ли звездные спикеры, какой тип трансляции выбран? Отвечая на эти вопросы, вы помогаете подготовиться к мероприятию наилучшим образом.
Сроки и дедлайны
Важный момент брифа, проработав который вы защитите себя от срывов проекта. Обе стороны должны понимать протяженность каждого этапа. Полезно утвердить контрольные точки: прием ТЗ, доступ к прототипу, открытие платформы для организаторов, открытие платформы для клиентов.
Люди и каналы общения
Выделите ответственных лиц во избежание "сломанного телефона". В противном случае это чревато десятками групп в мессенджерах, множеством прямых эфиров без конечного результата. Четкость и еще раз четкость.
Полноценный, качественно написанный бриф сегодня — явление редкое. Многие заказчики спешат, разрываясь между несколькими проектами, поэтому их брифы похожи на краткое послание узника: два предложения и телефон. Другие не желают раскрывать конфиденциальную информацию, осторожничая. Третьи не владеют сведениями от основного заказчика. В любом случае представители event-агентств простят, поймут и попробуют раскрыть тему глубже. Но если вы хотите порадовать ивент-менеджера, а заодно увеличить свои шансы на проведение эффективного мероприятия, заполните бриф как следует.