Репетиция с оркестром — онлайн-мероприятие требует подготовки

Подготовка онлайн-мероприятия — важная и ответственная задача. Сложность ее зависит от количества участников события, спикеров, выступающих экспертов, а также от особенностей программы. Необязательным, но очень значимым этапом подготовки является репетиция.

Это генеральный прогон программы онлайн-мероприятия. В нем участвуют спикеры, которым предстоит выступать, техническая команда, project-менеджер, видеоинженер. Давайте посмотрим, как распределяются роли в ходе репетиции.

1. Дирижер

Project-менеджер, отвечающий за проведение события, согласует его дату с участниками, информирует их о времени репетиции. Он составляет инструкцию по подключению спикеров, и, если необходимо, запускает опцию синхронного перевода.

2. Первая скрипка

Спикеры, приглашенные на онлайн-мероприятие, в условленное время подключаются к Зуму. Там они встречаются с видеоинженером, который объясняет детали, а также порядок действий в день проведения события.
В ходе репетиции спикеры прогоняют сценарий от начала до конца, чтобы выявить «слабые места» выступления, ознакомиться с технической стороной вопроса, прибавить уверенности перед выходом в онлайн.

3. Фортепиано - аккомпаниатор

Видеоинженер собирает видеовыступления спикеров в одну трансляцию, оформляет ее и выводит в видеосервис. Плеер видеосервиса размещается на онлайн-платформе.

4. Барабан, задающий ритм

Один или несколько модераторов (если событие масштабное) поддерживают работу команды, реагируя на малейшие сбои. Быстро исправляют технические неполадки, координируют работу участников события. Являются связующим звеном между гостями онлайн-мероприятия и платформой. Следят за общей динамикой события.

Можно ли обойтись без тренировки?

Начнем с того, что репетиция — не обязательна. Решение о ее проведении принимает заказчик. Она является дополнительной финансовой нагрузкой, так как включает в себя затраты на заработную плату специалистов, аренду студии и оборудования (если мероприятие совмещает в себе режимы онлайн и офлайн).

Но, по опыту 100 последних special events мы скажем, что все затраты окупаются сторицей. Особенно важно это для крупных онлайн-событий с международным участием. 92% мы проводили с генеральным прогоном. Оставшиеся 8% столкнулись со сложностями: спикеры сбивались и путались в алгоритме действий, случайно выпадали из трансляции.

Представьте себе, что вы начинаете дорогой и значимый проект. Будете ли вы экономить на этапе подготовки? А если эта экономия выльется в энную сумму денег и резкий рост рисков? Думаем, что вряд ли. Большое онлайн-мероприятие — это тоже проект, который требует внимания и контроля. Поэтому в ответ на вопрос: «А можно ли отказаться от репетиции?» с уверенностью отвечаем: «Можно, но не нужно!». Ведь нам, как и заказчикам, важен конечный результат. Он должен быть ровно таким, каким задумывался в начале. Так стоит ли рисковать?
Главный по онлайн-симфониям, Ваш DEEP Platform