Чудеса общения на MICE Excellence Forum

19 ноября в Hyatt Regency Moscow Petrovsky Park впервые прошло важное событие для MICE-индустрии. Под одной крышей собралось 400 участников, включая заказчиков, поставщиков и экспертов отрасли деловых и корпоративных мероприятий. Цель Форума — дать возможность заинтересованным лицам встретиться друг с другом, найти новую аудиторию и в комфортной обстановке прийти к бизнес-соглашениям.

В программе — широкое разнообразие контента. Общая концепция MEF-2021 характеризовалась, как «Show Emotions!», поэтому организаторы сделали все, чтобы гости получили яркие эмоции от пребывания на мероприятии. Участников встречали неожиданные спикеры (способы достижения целей обсуждали альпинист, маркетолог, психолог и ученый), эксперты отрасли, готовые обучить новому и артисты, удивляющие мастерством.

Ирина Михалькова, MICE Orchestra: «MICE, несмотря на все ограничения, продолжает восстанавливаться, и ты прямо чувствуешь эту позитивную энергию в воздухе…».

На практических мастер-классах с гостями делились навыками ведения public talk, правилами проведения covid-free-мероприятий, а также новыми подходами к проведению special events. Вечерние «круглые столы», предназначенные для поставщиков MICE-услуг, собрали множество слушателей. Участники много и продуктивно полемизировали о пути устойчивого развития в MICE, специфике развития индустрии в регионах и изменениях в закупках корпоративных заказчиков.

Технологии для MICE Excellence от EventPlatform

EventPlatform выступила, как технический подрядчик события, взяв на себя онлайн-трансляцию мероприятия и организацию встреч участников B2B-воркшопов. Но обо всем по порядку.

Онлайн-версия

Платформа для мероприятия была полностью кастомизирована. Дизайн страниц продуман до мелочей и приведен в соответствие с пожеланиями заказчика. Онлайн-доступ на Форум предоставлялся через сайт и приложение. Это было очень удобно как для тех, кто не присутствовал в Hyatt Regency физически — они могли отслеживать происходящее на ПК и ноутбуках (сайт), так и для реальных посетителей события, которые были заняты на воркшопах и боялись что-то пропустить — они заходили через приложение на смартфонах.

Благодаря персонализации сервиса, платформа встречала каждого гостя по имени, кроме того полный список участников с указанием имен, мест работы и города дислокации был доступен всем зарегистрированным посетителям MICE Excellence. Легко было связаться с конкретным гостем: в разделе информации была указана его электронная почта и телефон.

Структура платформы на Форуме состояла из 11 полезных вкладок.

Общая информация — приветствия организаторов и миссия мероприятия.
Программа+LIVE — адаптивное расписание, дополненное системой оповещения об изменениях и краткой информацией о каждом этапе. Отсюда можно было перейти во вкладку «Трансляция» или «Задать вопрос спикеру».
Трансляция — онлайн-трансляции всех выступлений и мастер-классов. Просматривая видео, участники могли «кидать» на экран смайлы, поддерживающие говорящего.
Спикеры — здесь собрали информацию о выступающих экспертах и сессиях, в которых они принимали участие.
Участники — список гостей мероприятия.
Партнеры — во вкладке были представлены баннеры партнеров, нажав которые участники могли перейти к ним на сайт.
Экспо — сведения о компаниях, чьи стенды представлены на Форуме.
Полезные материалы — сохраненные памятки и шпаргалки, которые пригодятся и после мероприятия.
Техподдержка — ответы на часто задаваемые вопросы участников и кнопка связи с техническими ассистентами.
Галерея — можно было загружать фото и сохранять выложенные себе на память.
B2B-встречи — система назначения встреч.

Общение участников проходило в Мегачате. Там участники делились мечтами об идеальном месте для будущего мероприятия и открывали секреты самых вкусных коктейлей. Заскучать гостям не давал и интерактивный квест от партнеров.

Наталья Старобор, «Crowne Plaza»: «Коллеги, добрый день! В рамках викторины спешу поделиться рецептом коктейля от отеля Crowne Plaza Санкт-Петербурга Аэропорт "С мужчиной на кайфе": сухое игристое вино (cava или prosecco), Sanpellegrino, манго (смешать в блендере пюре). Пропорции выбирать по вкусу. Мужчина — реальный или виртуальный».

Система назначения встреч

Этим инструментом EventPlatform по-настоящему гордится. Судите сами — с его помощью были организованы рабочие встречи для более чем 300 человек!

Михаил Климанов, агентство «Мы»: «Это первое мероприятие, на котором так круто функционирует нетворкинг!»

Согласно задумке создателей MICE Excellence, каждый гость на платформе получал доступ в личный кабинет после регистрации. Но вкладка модуля назначения встреч открывалась лишь байерам (корпоративным заказчикам и агентствам) и поставщикам услуг. Такая сегментация была полностью оправдана — в результате в воркшопах участвовала лишь целевая аудитория. Каждый байер мог провести до 12 встреч, при этом можно было вести работу двум представителям за одним столом, что еще больше расширяло возможности нетворкинга.

Как же работала система назначения встреч? Гости, получившие доступ к модулю, находили друг друга в базе контактов и предлагали запланировать встречу. В системе работали фильтры, позволяющие создавать индивидуальные match-списки. Участники посылали запросы собеседникам, после чего их запрос принимался или отклонялся, в зависимости от желания визави. Подтвержденные варианты автоматически добавлялись в сетку расписания.

Если человек, которому пришел запрос о встрече, отклонял его, он мог добавить комментарий о своей занятости и пригласить встретиться в другое время. Кроме того, участники управляли своими временными слотами и могли заблокировать их, если уходили на перерыв.

Каждый гость MICE Excellence Forum получил обширную информационную поддержку: пуш-уведомления о предстоящих активностях и изменениях в расписании, лента новостей, личные сообщения и контакт с техническими ассистентами. Все для того, чтобы бизнес-сессии прошли успешно.

Подводя итоги…

MICE Excellence Forum-2021 прошел, но оставил множество полезных контактов, перспективных знакомств, массу нужной информации и положительных эмоций. Для EventPlatform это был опыт качественного взаимодействия и еще один пример гибридной реализации наших технологий, когда онлайн и офлайн становятся гармоничным целым благодаря диджиталу.

• 500 участников;
• 29 спикеров;
• 700 бизнес-встреч;
• 860 запросов на сессии;
• 15 часов пребывания на Форуме;
• 14000 минут, проведенных в нетворкинге;
• рейтинг вовлеченности 9,93 из 10 баллов.

Создающая мероприятия, команда DEEP Platform.