19 ноября в Hyatt Regency Moscow Petrovsky Park впервые прошло важное событие для MICE-индустрии. Под одной крышей собралось 400 участников, включая заказчиков, поставщиков и экспертов отрасли деловых и корпоративных мероприятий. Цель Форума — дать возможность заинтересованным лицам встретиться друг с другом, найти новую аудиторию и в комфортной обстановке прийти к бизнес-соглашениям.
![](https://static.tildacdn.com/tild6665-3732-4538-b032-316536636265/_1680x662_566.png)
В программе — широкое разнообразие контента. Общая концепция MEF-2021 характеризовалась, как «Show Emotions!», поэтому организаторы сделали все, чтобы гости получили яркие эмоции от пребывания на мероприятии. Участников встречали неожиданные спикеры (способы достижения целей обсуждали альпинист, маркетолог, психолог и ученый), эксперты отрасли, готовые обучить новому и артисты, удивляющие мастерством.
Ирина Михалькова, MICE Orchestra: «MICE, несмотря на все ограничения, продолжает восстанавливаться, и ты прямо чувствуешь эту позитивную энергию в воздухе…».
На практических мастер-классах с гостями делились навыками ведения public talk, правилами проведения covid-free-мероприятий, а также новыми подходами к проведению special events. Вечерние «круглые столы», предназначенные для поставщиков MICE-услуг, собрали множество слушателей. Участники много и продуктивно полемизировали о пути устойчивого развития в MICE, специфике развития индустрии в регионах и изменениях в закупках корпоративных заказчиков.
Технологии для MICE Excellence от EventPlatform
EventPlatform выступила, как технический подрядчик события, взяв на себя онлайн-трансляцию мероприятия и организацию встреч участников B2B-воркшопов. Но обо всем по порядку.
Онлайн-версия
Платформа для мероприятия была полностью кастомизирована. Дизайн страниц продуман до мелочей и приведен в соответствие с пожеланиями заказчика. Онлайн-доступ на Форум предоставлялся через сайт и приложение. Это было очень удобно как для тех, кто не присутствовал в Hyatt Regency физически — они могли отслеживать происходящее на ПК и ноутбуках (сайт), так и для реальных посетителей события, которые были заняты на воркшопах и боялись что-то пропустить — они заходили через приложение на смартфонах.
Благодаря персонализации сервиса, платформа встречала каждого гостя по имени, кроме того полный список участников с указанием имен, мест работы и города дислокации был доступен всем зарегистрированным посетителям MICE Excellence. Легко было связаться с конкретным гостем: в разделе информации была указана его электронная почта и телефон.
Структура платформы на Форуме состояла из 11 полезных вкладок.
Общая информация — приветствия организаторов и миссия мероприятия.
Программа+LIVE — адаптивное расписание, дополненное системой оповещения об изменениях и краткой информацией о каждом этапе. Отсюда можно было перейти во вкладку «Трансляция» или «Задать вопрос спикеру».
Трансляция — онлайн-трансляции всех выступлений и мастер-классов. Просматривая видео, участники могли «кидать» на экран смайлы, поддерживающие говорящего.
Спикеры — здесь собрали информацию о выступающих экспертах и сессиях, в которых они принимали участие.
Участники — список гостей мероприятия.
Партнеры — во вкладке были представлены баннеры партнеров, нажав которые участники могли перейти к ним на сайт.
Экспо — сведения о компаниях, чьи стенды представлены на Форуме.
Полезные материалы — сохраненные памятки и шпаргалки, которые пригодятся и после мероприятия.
Техподдержка — ответы на часто задаваемые вопросы участников и кнопка связи с техническими ассистентами.
Галерея — можно было загружать фото и сохранять выложенные себе на память.
B2B-встречи — система назначения встреч.
Общение участников проходило в Мегачате. Там участники делились мечтами об идеальном месте для будущего мероприятия и открывали секреты самых вкусных коктейлей. Заскучать гостям не давал и интерактивный квест от партнеров.
![](https://static.tildacdn.com/tild6334-6636-4665-b766-336232393931/photo.png)
Наталья Старобор, «Crowne Plaza»: «Коллеги, добрый день! В рамках викторины спешу поделиться рецептом коктейля от отеля Crowne Plaza Санкт-Петербурга Аэропорт "С мужчиной на кайфе": сухое игристое вино (cava или prosecco), Sanpellegrino, манго (смешать в блендере пюре). Пропорции выбирать по вкусу. Мужчина — реальный или виртуальный».
Система назначения встреч
Этим инструментом EventPlatform по-настоящему гордится. Судите сами — с его помощью были организованы рабочие встречи для более чем 300 человек!
Михаил Климанов, агентство «Мы»: «Это первое мероприятие, на котором так круто функционирует нетворкинг!»
Согласно задумке создателей MICE Excellence, каждый гость на платформе получал доступ в личный кабинет после регистрации. Но вкладка модуля назначения встреч открывалась лишь байерам (корпоративным заказчикам и агентствам) и поставщикам услуг. Такая сегментация была полностью оправдана — в результате в воркшопах участвовала лишь целевая аудитория. Каждый байер мог провести до 12 встреч, при этом можно было вести работу двум представителям за одним столом, что еще больше расширяло возможности нетворкинга.
![](https://static.tildacdn.com/tild3465-3435-4939-b063-373733366532/image_2021-11-27_13-.png)
Как же работала система назначения встреч? Гости, получившие доступ к модулю, находили друг друга в базе контактов и предлагали запланировать встречу. В системе работали фильтры, позволяющие создавать индивидуальные match-списки. Участники посылали запросы собеседникам, после чего их запрос принимался или отклонялся, в зависимости от желания визави. Подтвержденные варианты автоматически добавлялись в сетку расписания.
Если человек, которому пришел запрос о встрече, отклонял его, он мог добавить комментарий о своей занятости и пригласить встретиться в другое время. Кроме того, участники управляли своими временными слотами и могли заблокировать их, если уходили на перерыв.
Каждый гость MICE Excellence Forum получил обширную информационную поддержку: пуш-уведомления о предстоящих активностях и изменениях в расписании, лента новостей, личные сообщения и контакт с техническими ассистентами. Все для того, чтобы бизнес-сессии прошли успешно.
Подводя итоги…
MICE Excellence Forum-2021 прошел, но оставил множество полезных контактов, перспективных знакомств, массу нужной информации и положительных эмоций. Для EventPlatform это был опыт качественного взаимодействия и еще один пример гибридной реализации наших технологий, когда онлайн и офлайн становятся гармоничным целым благодаря диджиталу.
- 500 участников;
- 29 спикеров;
- 700 бизнес-встреч;
- 860 запросов на сессии;
- 15 часов пребывания на Форуме;
- 14000 минут, проведенных в нетворкинге;
- рейтинг вовлеченности 9,93 из 10 баллов.
Создающая мероприятия, команда DEEP Platform.