«Хоть весточку мне напиши…»

Краткое руководство по применению email рассылок.

Вот вы решили, что пандемия не должна мешать коммуникациям внутри компании, а, тем более, разобщать ваш коллектив. И у вас появилась отличная идея для проведения мероприятия (online, конечно же, иначе сейчас почти нельзя), и вы уже даже приступили к ее воплощению. Но, если вовремя не сообщить об этом коллегам и не выстроить правильную коммуникацию, ваше онлайн событие просто не состоится.

Самое время воспользоваться email рассылкой.
Кто владеет информацией, тот, как минимум, сможет прийти на мероприятие, а, как максимум, принять в нём активное участие. 
Вы можете отправить сообщение в общем чате мессенджера, которым пользуется ваша компания. Но, согласитесь, потоки различной информации, проносящиеся там же за день, быстро сметут ваше сообщение и унесут его в небытие. Никто так ничего и не узнает.
В почте же потерять письмо сложнее и, его всегда можно найти по отправителю или теме. Участнику будет гораздо приятнее получить личное приглашение или оповещение о мероприятии. Кроме того, email вмещает   больше информации и позволяет её художественно оформить.

Реализуя концепцию онлайн мероприятия, мы продумываем всё до мелочей, используем фирменный стиль и персонализируем шаблоны (и шаблоны писем в том числе). DEEP Platform имеет внутренний сервис – так называемый движок рассылок – механизм, при помощи которого мы можем создавать, редактировать, ранжировать и, конечно же, запускать рассылки. А что запустить – всегда найдется. Ниже представлен чек-лист с нашими рекомендациями по информированию аудитории.

Чек-лист рассылок

1. Оповещение/приглашение. Потенциальным участникам нужно сообщить о мероприятии, дать краткий или развернутый анонс: что, где, когда.
2. Информирование. Сюда можно включить общую информацию об онлайн мероприятии, программу, список спикеров и т.п. Эти данные могут быть отправлены отдельным письмом или включены в первую рассылку.
3. Решение технических и организационных задач. Участникам онлайн-трансляции необходимо знать по каким ссылкам переходить, как регистрироваться, получать пароли, подключаться к трансляции и где, в конце концов, находится кнопка тех. поддержки. Сюда же относятся такие организационные моменты, как, например, разделение участников на группы, распределение по залам и т.д.
4. Напоминание. Здесь все просто – участникам нужно напомнить о мероприятии, что бы они его не пропустили. Обычно такие рассылки проходят за три дня до назначенной даты и накануне, чтобы наверняка.
5. Благодарность и материалы. Это завершающая рассылка, позволяющая поставить точку и оставить о мероприятии только хорошие впечатления, закрепить полученную информацию. В финальной рассылке обычно отправляют благодарность за участие, сопутствующие мероприятию материалы или ссылки на их скачивание, грамоты, дипломы, сертификаты, подарки – если таковые были предусмотрены.

Рассылка может быть отправлена всем участникам или только определенным группам. По вашему запросу аудиторию можно разделить на категории и делать индивидуальные рассылки для каждой из них. Язык рассылки может подбираться автоматически, в зависимости от того, на каком языке зарегистрирован участник.

Движок DEEP Platform умеет персонифицировать любую массовую рассылку: данные конкретных пользователей, будь то пол, пароль, ссылка, номер команды и прочее, вставляются в шаблон сообщения, после чего каждый участник получает именное письмо со всей необходимой именно ему информацией.

Особое внимание при запуске email рассылки мы уделяем тому, что бы письма не попали в спам. Для этого продумываем, каким будет домен, от имени которого она будет отправляться. Он не должен вызывать подозрений у почтового сервера, в домене которого зарегистрированы получатели, иначе наши труды могут пропасть, а нужная информация так и не дойдет до адресата. При необходимости мы обращаемся в IT-службу заказчика и совместными усилиями решаем эту задачу. И тогда оповещения со 100% вероятностью придут к вашей аудитории.

Помните, еmail рассылки – это неотъемлемый инструмент для эффективного проведения онлайн-мероприятий. Приглашайте, оповещайте, напоминайте о событиях до, во время и после их завершения и, тогда вы можете не сомневаться в продуктивности вашей коммуникации.

Полезных рассылок и да обойдёт спам стороной вашу почту, ваша команда DEEP Platform