С РАЗНИЦЕЙ В ГОД: ИЗМЕНЕНИЯ ВОКРУГ И ВНУТРИ

На примере медицинской конференции на 10000 человек

Большое видится на расстоянии, согласны? Многое из того, что мы пережили, можно оценить только по прошествии некоторого времени. Вернуться в свои эмоции, впечатления. Разложить «по полочкам» проблемные ситуации, восхититься найденным решением. Или не восхититься, а сделать вот так.

Предлагаем нырнуть с нами в прошлое и вспомнить, как же проходил «Съезд онкологов и радиологов стран СНГ и Евразии» в 2020 и 2021 году. А после обсудить, что изменилось за этот период.

Привет, 2020 год!

Это было наше первое онлайн-мероприятие. Думаю, прилагательное «первое» говорит само за себя. В нем отражены надежды, чаяния, перспективы, вера заказчиков в наши силы, а также небольшие опасения. Но в целом, нас наполняла смелость первооткрывателей.

Задачи конгресса:

• 4 дня (22-25 апреля);
• 26 стран;
• 10000 участников
• 30% иностранных гостей.

Программа мероприятия насыщенная — трансляции в 9 виртуальных залах одновременно. Общее число докладов — более пятисот.

Среди внедренных модулей были:

- Живое расписание (умное расписание, помогающее отслеживать этапы события);
- Мегачат (комплекс основного и групповых чатов, в которых можно было найти любого гостя по фамилии или городу пребывания);
- Выставка (цифровые стенды партнеров и спонсоров, ознакомлявшие с фармкомпаниями-организаторами).

Для того чтобы оживить обстановку, добавили интерактив. Различные опросы, новости, голосования, цитаты.

Все рабочие материалы были собраны в отдельной вкладке, что оказалось очень удобным. Научная периодика, учебные курсы и рабочие статьи — за время конференции гости скачали более 1800 файлов.

Дмитрий Бычков, создатель DEEP Platform: «Завершившийся конгресс оставил после себя чувство глубокого удовлетворения: собой, открывшимися возможностями платформы, грядущими перспективами. Никаких сомнений, только вперед!»

А что там в 2021?

Агентство Поддержки Медицинских Инициатив вновь обратилось к нам за помощью в организации Съезда. Доверие невозможно переоценить, поэтому внимание к постоянным клиентам — троекратное.

Задачи мероприятия аналогичны:

• 4 дня (6-9 апреля, 1 день проходила «Школа молодого специалиста»);
• 26 стран;
• 10000 участников
• 30% иностранных гостей.

Общая механика события не изменилась, благодаря этому реализация мероприятия состоялась в кратчайшие сроки. Но добавились приятные «бонусы» к модульной системе онлайн-платформы:

- расписание партнерских мероприятий в разделе «Партнеры» в добавление к традиционному расписанию DEEP Platform;

- нарезка обучающих мини-роликов для ознакомления с платформой во вкладке «Техническая поддержка»;

- встроенный чат для общения под каждым окном трансляции помимо формы «Задать вопрос».

Важным моментом являлась интеграция партнерского модуля «Медиацентр» на нашей онлайн-платформе. Гости с удовольствием посетили виртуальный кинотеатр и библиотеку с партнерскими материалами. Интерактивом, который завоевал «приз зрительских симпатий» стала гимнастика для усталых глаз, за которую медики неоднократно благодарили администраторов.

В чем разница и как изменяются ощущения?

Второй раз проводить аналогичное онлайн-мероприятие для заказчика проще. За год мы набрали колоссальный опыт в организации и сопровождении онлайн-трансляций. Но не стоит забывать, что ведение столь посещаемого события в принципе нелегко.

Множество нюансов по контенту (очень объемному), много точек коммуникации, длительные периоды технической поддержки. А также повышенная ответственность и неожиданные изменения в последний момент.

Стоит отметить, что гости, посещавшие медицинский конгресс в прошлом году, уже овладели навыками по взаимодействию с онлайн-платформой. Поэтому сообщений админам в духе «а ну-ка помоги/подскажи» было гораздо меньше. Спикеры тоже стали увереннее. Им понравилось внимание к трансляциям, они с удовольствием общались с посетителями. Так, за время конференции спикерам было задано более 1600 вопросов. Это отражалось в статистическом багаже конференции.

Люди, принимавшие огонь на себя

Как в 2020, так и в 2021 году команда проекта включала в себя:

1. контентную группу;

Она отвечала за наполнение всех локаций платформы: тексты о компании, событии, программе, партнерские сводки, составление опросов, голосований, цитат.

2. группу технической поддержки;

Администраторы, приходящие на помощь гостям в любой затруднительной ситуации. Они объясняют, поддерживают, увлекают аудиторию, контролируют тайминг, ведут мониторинг онлайн-события.

В общем итоге на проекте работало 22 человека, включая двух project-менеджеров. Часть из них попала на оба Съезда в прошлый и текущий период. Благодаря уже налаженной коммуникации второе мероприятие собрали в рекордные сроки:

• 18.03.21 первая коммуникация с заказчиком;
• 01.04.21 сдача платформы по плану.

Юлия Корж, project-менеджер: «В этом году проект мы вели с Егором вдвоем, что было очень удобно. Во-первых, 24/7 у меня была отличная моральная поддержка, чтобы справиться со всей подготовкой. Во времена удаленки даже не обсудишь переживания с коллегами в офисе, поэтому звонок другу очень выручает. А во-вторых, Егор взял на себя часть подготовительных работ, и я вообще ее не касалась. Это помогло мне сконцентрироваться на других задачах и выполнить их в срок».

Подводя итоги, отметим, что каждое новое событие, особенно крупное, дает ничем не заменимый опыт. Нарабатываются связи, умение работать в команде, система взаимодействия с заказчиком. Но тот задор, порыв, яркие эмоции на старте нового проекта незаменимы.

Надеемся, что нам удастся сохранить драйв, свойственный "юности" и накопить мудрость, приходящую с опытом. Не зря И. Зингер писал: "Время — это друг успешного бизнеса и враг слаборазвитого".

Искренне ваш, DEEP Platform.