Международная научная конференция онлайн – а что, так можно было?

В ноябре 2020 года в DEEP Platform обратилась компания «Unistaff» с амбициозной и серьезной задачей — проведение международной медицинской конференции. Практически сразу мы начали плотную подготовку.

Модуль регистрации на событие был собран силами разработчиков онлайн-платформы, поэтому команда проекта, не теряя драгоценного времени, успешно запустила систему на сайте. За первые дни удалось зарегистрировать почти 5 000 человек.

Руководитель проекта: «Скажу честно, даже организаторы конференции готовились к меньшему количеству участников, поэтому пришлось как следует потрудиться»

Конференция длилась четыре дня, при этом работали три параллельных потока трансляции. Участники выбирали, какие лекции им интересны. Менеджеры DEEP Platform отмечали вполне логичную закономерность — самостоятельный выбор контента снижает необходимость удержания внимания посетителей.

Актуальность порождает вовлеченность

При подготовке проекта акцент был сделан на удобство людей среднего и старшего возраста, неуверенно владеющих современными цифровыми инструментами. Поэтому программа форума была размещена не только на главной странице, но и под каждым плеером. Так участник понимал, какая лекция идет сейчас.

Возле плеера располагался чат для общения, обсуждения вопросов и кейсов. Также была кнопка «Задать вопрос спикеру», дающая стопроцентную уверенность в том, что вопрос не затеряется среди многочисленных сообщений в чате и максимально быстро поступит докладчику.

Выставка

Одной из главных задач при организации любой крупной конференции является представление спонсоров и партнеров мероприятия. В «офлайн-реальности» с брендами можно знакомиться, просматривая выставочные стенды, общаясь с представителями компаний, получая нужные контакты и материалы. Каковы же эффективные шаги для организации этого знакомства онлайн?

Для этого команда DEEP Platform придумала виртуальную выставку. При переходе в отдельную вкладку участник видит абсолютно все стенды партнеров и спонсоров. К примеру, на офтальмологическом форуме было 30 представителей. Чтобы «посетить» выставку, нужно было просто кликнуть на логотип бренда. Для более реалистичного погружения в обстановку настоящей выставки стенды отдельно отрисовывались в 3D-формате. Все элементы были интерактивны и кликабельны, что гарантировало удобное знакомство с рекламными материалами (документами, буклетами, видео). Гостям предоставили возможность сохранить понравившиеся материалы, посмотреть визитку или заполнить форму обратной связи для дальнейшего сотрудничества.

В рамках подготовки некоторые участники интерактивной выставки попросили команду разработчиков DEEP Platform закрепить окно чата прямо под своим стендом. Это позволило наладить общение и транслировать ответы на вопросы гостей в реальном времени.

Отдел поддержки проектов: «Это очень удобно — задать волнующие вопросы и сразу получить ответ. Всё как в офлайне, только при этом вы не покидаете тёплую квартиру»

Спонсорство

Отдельного внимания в проекте заслуживает дизайн платформы. Разработчики выделили несколько отдельных «поверхностей», где были размещены логотипы спонсоров. На странице регистрации располагалась строка с логотипами генеральных партнеров форума, которая пролистывалась автоматически. На главной странице логотипы можно было увидеть по бокам, где они автоматически прокручивались. Данная закономерность сохранялась для каждого раздела платформы — брендированные элементы были кликабельными и направляли на стенд компании.

Геймификация и дипломы

Геймификация — еще один важнейший инструмент мотивации и вовлечения участников практически любого онлайн-события. Для врачей, ставших гостями XIII Российского общенационального офтальмологического форума, этот инструмент превратился в увлекательный набор баллов, а для организаторов — в возможность контроля активности и актуальности события.

Геймификация позволила выделить самых активных участников конференции; проследить, кто смотрел все сессии и увлеченно задавал вопросы. Так, в последний день конференции участники, активно проявившие себя, могли сохранить на память именной диплом, который появлялся в Личном кабинете.

Функция моментальной генерации дипломов и сертификатов появилась на DEEP Platform совсем недавно, но, как признается проектная команда, уже произвела настоящий фурор среди заказчиков. Очень удобно, что диплом выполнен в стилистике мероприятия, он именной и подписан организатором. Его получение участником занимает 1 секунду — pdf-файл скачивается на устройство слушателя.

Итоги

Как отметили члены проектной команды: со стороны онлайн-платформы, «просматривается твёрдая пятерка!». По итогам финального сбора статистики точное количество участников составило 4742 человека.

Страны, которые посетили платформу за четыре дня ивента: Россия, Беларусь, Украина, Грузия, Азербайджан, Италия, Германия, Латвия, Казахстан, Индия, Эстония, Англия, Узбекистан, Израиль.

Участниками стали гости из более чем 200 городов — настоящая роскошь в условиях карантинных ограничений. Мероприятие может считаться большой победой для каждого, кто приложил руку к организации и проведению XIII Российского общенационального офтальмологического форума.

Светлана Панченко, генеральный директор «Unistaff»: «Главное ощущение от сотрудничества с EventPlatform — это легкость. Легкость и уверенность. От общения, совместной работы. Отдавая проект в руки EventPlatform, можно быть спокойным за его исполнение. Международную конференцию на 5000 человек ребята провели блестяще. Всем, кто перебрал множество подрядчиков и не нашел идеала, от души рекомендую эту компанию. Отдельная благодарность менеджеру, Юле Корж — ты суперпрофи!»

За последний год индустрия special events изменилась. И онлайн-формат показал, насколько его недооценивали раньше. Потому что это удобно, безопасно, рационально и выгодно в материальном плане.


Поэтому команда DEEP Platform смело заявляет: «Онлайн? Да, так можно (и нужно!) было!».