В некоторые дни нам приходится вести с десяток проектов параллельно. Как нам это удаётся? За ответом мы отправились к Ирине Алексеевой, директору самого большого отдела EventPlatform — отдела реализации проектов.
Ира, привет! Что самое тяжелое в распараллеливании ресурсов на разные проекты? По какому принципу распределяются люди?
За любым проектом закрепляется проектный менеджер – PM. Он ведет его «от и до», организует все процессы: превращение клиентского брифа в четкое ТЗ и макеты; составление графика работ над проектом и контроль соблюдения дедлайнов; мониторинг этапов разработки и их приоритизация; заполнение контента, отработку правок; внесение обоснованных изменений в готовый продукт или дополнительную его доработку в рамках согласованных «допкостов»; проведение проекта, контроль работы команды, оперативную коммуникацию с клиентом до начала работ, во время разработки и в дни проведения ивента, организацию документооборота.
PM полностью руководит проектом и процессом его реализации. Все проекты компании для онлайн-платформы собираются в график, отражающий календарную нагрузку каждого менеджера. Согласно этой нагрузке и функциональному содержанию задач отдельного PM'а происходит закрепление за проектом менеджера. В особых случаях, когда это отражено в смете, может быть назначен "выделенный PM", который ведет только один проект и не занимается никакой другой работой.
Зачастую с постоянными клиентами мы работаем по схеме привлечения "нашего менеджера", который уже вел другие проекты этого клиента. В штате EventPlatform работают 8 PM'ов полного цикла под кастомные проекты любой сложности и 3 менеджера так называемых "коробок" — проектов онлайн-платформы стандартного образца. Опыт проведения 10 мероприятий в день при общей нагрузке до 15 проектов в неделю показал, что наших человеческих ресурсов и возможностей "железа" хватит на всех))
График загрузки менеджеров проектов, когда он только появился, заполнялся в формате диаграммы Ганта, и оранжево-красно-лиловые полоски напоминали стружки морковки и свёклы. С тех пор название «БОРЩ» прижилось 😊
Конкретный сотрудник ведет один проект или сразу несколько?
Кроме PM'а к работе над проектом привлекается штатная группа поддержки — наш «невидимый фронт». Исходя из сложности проекта и объёма задач, группа поддержки может привлекаться как с начала работ над проектом, так и в самом конце, уже в процессе реализации.
Под некоторые задачи, выполнение которых не связано со знанием технических тонкостей, привлекаются фрилансеры из проверенной на практике базы. Это люди, с которыми мы давно сотрудничаем, поэтому они в курсе наших процессов, требований и ожиданий и могут включаться в работу на определенной стадии реализации. Сотрудники группы поддержки решают узкопрофессиональные задачи, чье выполнение не привязано к конкретному проекту. Большинство ребят работает в компании достаточно давно, а для новеньких у нас организован вводный экспресс-курс — канал в телеграм и обучающий портал.
13-летний опыт работы с проектами разной сложности и функциональности, а также умная автоматизация процессов позволяют группе поддержки справляться с задачами в очень сжатые сроки в разрезе общих приоритетов, а не отдельно взятых проектов.